Integritetspolicy Ansatte/arbejdssøgende

Ansatte/arbejdssøgende

Integritetspolitik for arbejdssøgende og ansatte

1. Indledning

Individets personlige integritet og sikkerheden af dennes personlige oplysninger er vigtig for os på StudentConsulting. StudentConsulting er ansvarlig for, at alle personlige oplysninger behandles korrekt og i overensstemmelse med den gældende databeskyttelsesforordning (GDPR). Denne integritetspolitik beskriver StudentConsultings behandling af personlige oplysninger for arbejdssøgende og ansatte. Vi beder dig derfor om at læse integritetspolitikken grundigt, før du deler dine personlige oplysninger med os.

2. Oplysninger fra og om dig, som vi opbevarer og behandler

StudentConsulting gemmer og behandler kun personlige oplysninger, der er relevante for det formål, der er beskrevet i de separate vilkår for hver tjeneste og i denne integritetspolitik. De personlige oplysninger anvendes kun til at koble arbejdssøgende personer og job. Det kan forekomme, at StudentConsultings kunder får del i disse personlige oplysninger, f.eks. for at vores kunder skal kunne kontakte dig, der er udlejet til opgaver hos dem.

Alle personlige oplysninger, som vi hos StudentConsulting håndterer, kommer fra dig, der er ansat eller registreret som arbejdssøgende hos os, og de oplysninger, som du selv har angivet, enten via vores hjemmeside (www.studentconsulting.com) eller alternativt via oplysninger, som du opgav ved et interview eller via kontakt med vores rekrutteringsmedarbedjere/chefer. Det indebærer, at vores personale f.eks. kan gemme kommentarer fra intervieweren. Eksempel på arbejdssøgendes personlige oplysninger, som vi behandler, er navn, telefonnummer, e-mailadresse, CV-dokument, personligt følgebrev og bemærkninger fra eventuelt interview, video-CV samt referencer.

Hvis du er ansat hos os hos StudentConsulting, behandler vi ikke kun personlige oplysninger for arbejdssøgende, men også personlige oplysninger om dig, såsom personnummer, bankoplysninger (for at kunne udtale løn), oplysninger om nærmeste pårørende (hvis der skulle ske noget akut) samt arbejdsvagter, ansættelsesoplysninger og lønoplysninger (for at kunne opfylde vores krav som arbejdsgiver).

StudentConsulting opbevarer samt håndterer personlige oplysninger og andre følsomme oplysninger om dig på et sikkert sted. StudentConsulting har specifikke politikker og regler, som vi forholder os til ved behandling af personlige oplysninger, og disse regler gælder både internt og eksternt.

3. Behandling af personlige oplysninger

Her hos StudentConsulting vil vi være åbne og transparente omkring, hvordan vores processer fungerer, samt hvilke oplysninger vi opbevarer. StudentConsultings håndtering af personlige oplysninger beskrives nedenfor i forhold til din relation til os.

3.1 Dine rettigheder

StudentConsulting følger aktuelt gældende regler og forordninger, og vil informere dig om, at du som arbejdssøgende eller ansat altid har ret til at få at vide, hvilke personlige oplysninger du har registreret hos os, og som vi opbevarer. Du har ret til én gang om året at anmode om et gratis registerudtræk med dine lagrede oplysninger fra os hos StudentConsulting. Hvis du flere gange inden for samme år ønsker et udtræk, opkræver vi en administrativ afgift på 395 kroner pr. forekomst. En anmodning om registerudtræk skal være underskrevet og sendes med post til StudentConsulting, Att.: Ekonomiavdelningen, Box 5832, 102 48 Stockholm. Du skal angive dit personnummer, samt hvilken adresse eller e-mailadresse udtrækket skal sendes til.

Som arbejdssøgende eller ansat har du også ret til at få dine oplysninger korrigerede og opdaterede, hvis det viser sig, at noget information er fejlagtig, eller hvis der findes noget, du vil komplementere eller gøre indvendinger imod. Det gør du ved at sende en e-mail til dpo@studentconsulting.com, hvori du beskriver, hvad du vil have opdateret, og hvilke oplysninger, du mener, er forkerte. Du har også ret til når som helst at trække dit samtykke tilbage. Derimod kan StudentConsulting være nødt til at forsætte med at gemme visse oplysninger om dig, selvom du trækker dit samtykke tilbage, hvis det kræves af andre love og regler. 

3.2 Formål med behandling af personlige oplysninger

Personlige oplysninger behandles med de formål og hensigter, som er beskrevet i denne integritetspolitik. Hvis du vælger ikke at give os visse personlige oplysninger, kan det påvirke rekrutteringsprocessen.

StudentConsulting behandler kun personlige oplysninger i den udstrækning, at en sådan behandling er nødvendig for rekrutteringen eller for lignende, andre formål, som fremgår nedenfor. Det gælder også følsomme personoplysninger.

StudentConsulting behandler arbejdssøgendes og ansattes personlige oplysninger for f.eks. at kunne:

  • Rekruttere den rigtige person til det rigtige job, men fremfor alt for at kunne tilbyde vores arbejdssøgende arbejde.
  • Håndtere ansøgninger, interviews og beslutninger i en rekrutteringsproces.
  • Opfylde lovmæssige forpligtelser eller kunne indgå og gennemføre ansættelsessamtale og opfylde vores forpligtelser som arbejdsgivere.
  • Håndtere eventuelle sager om påstået diskrimination, alternativt tvister og reklamationssager.
  • Udføre interne demografiske undersøgelser og optimere StudentConsultings virksomhed.

3.2.1 Personlige oplysninger

Når du godkender denne integritetspolitik, giver du dit samtykke til, at StudentConsulting behandler dine personlige oplysninger i overensstemmelse med denne integritetspolitik. Hvis du ikke giver dit samtykke til en sådan behandling, skal du ikke give os personlige oplysninger eller aftale en ansættelsessamtale med os.

Nedenfor finder du oplysninger om, hvilken type personlige oplysninger StudentConsulting behandler, og hvordan StudentConsulting kan få/indhente disse oplysninger.

3.2.2 Arbejdssøgende

Som arbejdssøgende hos StudentConsulting behandler vi de personlige oplysninger, som du selv har opgivet til os. Det sker enten via StudentConsultings hjemmeside eller gennem kontakt med StudentConsultings personale til vores levering af tjenesten. Det indebærer, at vores personale f.eks. kan gemme kommentarer fra intervieweren.

StudentConsulting benytter profilering og en ramme, som anvendes til at bedømme svarene, når nogen søger en stilling hos os. Et eksempel på dette er at svare på udvalgte spørgsmål. Dette gøres alt sammen for, at de arbejdssøgende lever op til kundernes kravprofil og for at bedømmelsen skal blive så korrekt og retfærdig som muligt.

De personlige oplysninger om dig, som vi kan behandle, udgøres blandt andet af: navn, e-mailadresse, telefonnummer, personnummer, kompetencer og tidligere erfaringer gennem dit CV og de egenskaber og erfaringer, som du har registreret via din profil, forbindelse med din konto på sociale medier (hvis du har valgt at forbinde din profil med nogen af disse), fotografi, video-CV, resultat fra test, som du har gennemført på et tidspunkt i vores rekrutteringsproces, øvrige personoplysninger, som du selv har valgt at dele med StudentConsulting i dit CV-dokument eller i andre overførte dokumenter, oplysninger fra referenceperson (f.eks. omdømme og anmærkninger, f.eks. om fravær) samt oplysninger, der er nødvendige for opfølgning på tjenesten.


Hvis du vælger at blive filmet (til video-CV) eller fotograferet, eller du uden opfordring fra StudentConsulting sender os fotografi eller video-CV, giver du dit samtykke til, at StudentConsulting behandler sådanne oplysninger om dig. Disse oplysninger kan blive udleveret til vores kunder ved en eventuel præsentation til en ledig stilling.

Det kan ske, at du i forbindelse med udførelsen af test kan komme til at skulle godkende yderligere vilkår for behandling af dine personlige oplysninger. Disse test kan derefter komme til at indgå i StudentConsultings rekrutteringsproces.

I forbindelse med, at visse af StudentConsultings kunder stiller høje sikkerhedskrav til personer, kan StudentConsultings i visse tilfælde være nødt til at udføre forskellige typer baggrundskontroller, f.eks. udtræk fra straffeattesten, sundhedskontroller eller kreditoplysninger. I forbindelse med udtræk fra straffeattesten er det dig selv, der skal afgøre, om du vil bestille sådan en. Udtræk fra straffeattesten åbnes af dig sammen med StudentConsultings personale. Resultatet af kontrollen registreres ikke hos StudentConsulting på anden måde end bare en bemærkning om, at kontrollen er udført. StudentConsulting kan dog mundtligt afstemme resultatet med kundevirksomheden med det formål at stille tjenesten til rådighed.

Hvad angår helbredskontroller, f.eks. eventuelle test for stoffer i forbindelse med et job, hvor det er relevant, eller helbredsundersøgelser i forbindelse med natarbejde, vælger du selv, om du vil deltage i sådanne. Vi vil også på forhånd informere dig mundtligt om en eventuel kreditkontrol.  

Hvis du vælger at sige nej til baggrundskontroller, kan det påvirke dine muligheder for at komme i betragtning til stillingen.

3.2.3 Ansat

Hvis du er ansat hos StudentConsulting, gælder det, at vi skal indhente oplysninger ud over dem, der er angivet under punkt 3.2.2 Arbejdssøgende, f.eks. kontaktoplysninger for pårørende samt bankoplysninger.

StudentConsulting behandler og indhenter ansattes personlige oplysninger for at kunne fuldføre forpligtelser i henhold til lov, samleaftaler samt ved indgåelse og gennemførelse af separate aftaler.

Det kan blive nødvendigt for StudentConsulting, at dele personlige oplysninger med eksterne aktører, f.eks. for at kunne udbetale lønninger. StudentConsulting har persondatabehandleraftaler med samtlige sådanne eksterne aktører.

Dine personlige oplysninger behandles kun til relevante formål, f.eks. håndtering af generel administration, udbetaling af lønninger, muliggørelse af evaluering og gennemgang af præstationer samt til at sikre arbejdsgiverens opfyldelse af lovmæssige forpligtelser.

StudentConsulting kan også få brug for at behandle følsomme personlige oplysninger om dig, f.eks. oplysninger om dit helbred. Det kan f.eks. være nødvendigt at behandle helbredsoplysninger, for at StudentConsulting skal kunne opfylde sit rehabiliteringsansvar som arbejdsgiver.

3.2.4 Lagring af personlige oplysninger

Hvor længe en personlig oplysning gemmes, afhænger af, hvilken personlig oplysning det handler om samt formålet med behandlingen af den.

De oplysninger, du registrerer i din profil, eller som StudentConsulting registrerer på StudentConsultings rekrutteringsplatform, vil blive gemt, så længe din konto er aktiv, under løbende aftalerelation og derefter i visse tilfælde i en lovbestemt periode. Oplysningerne kan blive anvendt til senere rekrutteringer. Din profil betragtes kun som inaktiv, hvis du har slettet registreringen af din profil, eller når aftalen mellem os er afsluttet, eller når behovet for vores tjenester ikke længere er aktuelt.

StudentConsulting vil som hovedregel gemme personlige oplysninger, der angår:

  • Oplysninger, der er koblet til ansøgnings- og rekrutteringsprocessen i indeværende år, for seneste aktiviteter og derefter i 3 år.
  • Ansættelsesaftale og -vilkår i løbet af det aktuelle ansættelsesår og derefter i 5 år.
  • Oplysninger, der er forbundet med kunde- og leverandøraftaler, lønoplysninger samt oplysninger om forretningsbegivenheder, f.eks. oplysninger om tidsrapporter, deltagere, opgaver, lønbilag, faktura, deklarationer, opgørelser i løbet af aftaleperioden og derefter i 5 år.
  • Kontroloplysninger, indtil StudentConsultings pensionsforpligtelser ophører.

4. Sådan lagrer og overfører vi personlige oplysninger

StudentConsulting gemmer personlige oplysninger i overensstemmelse med denne integritetspolitik og gældende lovgivning. Der kan blive overført personlige oplysninger mellem virksomheder, som StudentConsulting benytter som leverandører/samarbejdspartnere. StudentConsulting har leverandører/samarbejdspartnere til f.eks. levering af personlighedstest samt lønhåndtering, og derfor kan der blive overført personlige oplysninger til disse leverandører/samarbejdspartnere. Vi har naturligvis kontrolleret, at alle vores leverandører/samarbejdspartnere opfylder kravene i GDPR og øvrige love og regler omkring håndtering af personlige oplysninger. StudentConsulting har også underskrevet en persondatabehandleraftale med alle vores leverandører/samarbejdspartnere, som er tilpasset i henhold til gældende lovgivning, for at StudentConsulting skal kunne garantere et højt beskyttelsesniveau for dine personlige oplysninger.

StudentConsulting overfører generelt ikke personlige oplysninger til lande uden for EU/EØS. Men hvis StudentConsulting for eksempel har en tjeneste eller underleverandør i et land uden for EU/EØS, eller hvis det er nødvendigt for at udføre vores aftalte forpligtelser over for dig, kan der ske overførsel af personlige oplysninger uden for EU/EØS. Det kan også ske, selvom landet i henhold til EU-kommissionen ikke har passende beskyttelse af personlige oplysninger. StudentConsulting sørger altid for at underskrive persondatabehandleraftaler med sådanne underleverandører for at sikre et højt niveau af beskyttelse af dine personlige oplysninger i sådanne situationer og overholde EU/EØS-reglerne. Disse persondatabehandleraftaler regulerer underleverandørernes behandling af personlige oplysninger, og, når det er passende, overførsel af personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende EU/EØS-regler for beskyttelse af personlige oplysninger.

5. Beskyttelse og reduktion af personlige oplysninger

StudentConsulting har vedtaget passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personlige oplysninger mod f.eks. manipulation, tab eller uautoriseret adgang. Vi tilpasser kontinuerligt vores sikkerhedsforanstaltninger til den konstante tekniske udvikling.

StudentConsulting reducerer og sletter løbende personlige oplysninger i overensstemmelse med den aktuelt gældende lovgivning. StudentConsulting sletter eller fjerner identifikationen af personlige oplysninger, når formålet med behandlingen af de personlige oplysninger ikke længere foreligger. Formålet med vores behandling af dine personlige oplysninger fremgår mere nøjagtigt under punkt 3.

6. Ændringer i denne integritetspolitik

StudentConsulting forbeholder sig ret til fra tid til anden at revidere denne integritetspolitik som følge af den tekniske udvikling, ændringer i gældende lovgivning om databeskyttelse eller ændringer i StudentConsultings rutiner eller forretningsstrategi. Datoen for seneste ændring angives i slutningen af integritetspolitikken. Her fra StudentConsulting anbefaler vi, at du regelmæssigt læser denne integritetspolitik for at være opmærksom på eventuelle ændringer. Hvis vi ændrer integritetspolitikken på en måde, der væsentligt adskiller sig fra, hvad der blev angivet ved indsamlingen af dit samtykke, vil vi informere dig om disse forandringer og ved behov bede dig om at afgive fornyet samtykke til StudentConsultings behandling af personlige oplysninger.

 7. Kontakt os

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller reklamationer angående denne integritetspolitik eller vores behandling af dine personlige oplysninger, skal du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver Mickael Rogell på dpo@studentconsulting.com

 

2018-05-24

Luleå

StudentConsulting i tal

Talenter

+400 000

Bestiller

+13 800

Opgaveområder

176

Rekrutteringer pr. år

11 314

Læs mere