Integritetspolicy Ansatte/arbeidssøkere

Ansatte/arbeidssøkere

Personvernerklæring for arbeidssøkere og ansatte

1. Innledning

Individets personvern og sikkerheten for dennes personopplysninger er viktig for oss i StudentConsulting. StudentConsulting har ansvaret for å påse at alle personopplysninger behandles på riktig måte og i samsvar med gjeldende personvernforordning (GDPR). Denne personvernerklæring beskriver StudentConsultings behandling av personopplysninger for arbeidssøkere og ansatte. Vi ber deg derfor nøye lese gjennom personvernerklæringen før du deler personopplysninger med oss.

2. Informasjon fra og om deg som vi lagrer og behandler

StudentConsulting lagrer og behandler bare personopplysninger som er relevante for det formål som beskrives i de særlige vilkårene for hver stilling og i denne personvernerklæringen. Personopplysningene brukes først og fremst til å finne kandidater til stillinger. Det kan forekomme at StudentConsultings kunder får innsyn i disse personopplysningene, eksempelvis for at våre kunder skal kunne kontakte deg som er utleid på oppdrag hos dem.

Alle personopplysninger som vi i StudentConsulting håndterer, kommer fra deg som er ansatt eller registrert som arbeidssøker hos oss, og de opplysninger som du selv har angitt, enten via vårt nettsted (www.studentconsulting.com) alternativt via opplysninger som du har angitt ved intervju eller via kontakt med våre rekrutterere/ledere. Dette innebærer at vårt personale eksempelvis kan lagre kommentarer fra intervjuer. Eksempel på arbeidssøkeres personopplysninger som vi behandler, er navn, telefonnummer, e-postadresse, CV-dokument, personlig brev/søknad og notater fra eventuelt intervju, video-CV og referanser.

For deg som er ansatt hos oss i StudentConsulting, behandler vi utover personopplysningene for arbeidssøker også personopplysninger om deg som eksempelvis personnummer, bankopplysninger (for å kunne betale ut lønn), informasjon om nærmeste pårørende (hvis noe akutt skulle inntreffe) samt arbeidsskift, ansettelsesopplysninger og lønnsopplysninger (for å kunne oppfylle våre krav som arbeidsgiver).

StudentConsulting lagrer og håndterer personopplysninger og andre sensitive opplysninger om deg på en sikker måte. StudentConsulting har spesifikke erklæringer og regler som vi forholder oss til ved behandling av personopplysninger, og disse reglene gjelder både internt og eksternt.

3. Behandling av personopplysninger

Vi i StudentConsulting vil være åpne og transparente rundt hvordan våre prosesser fungerer, og hvilke opplysninger vi lagrer. StudentConsultings håndtering av personopplysninger beskrives nedenfor basert på ditt forhold til oss.

3.1 Dine rettigheter

StudentConsulting følger gjeldende tids regler og forskrifter og vil opplyse deg om at du som arbeidssøker eller ansatt alltid har rett til å få vite hvilke personopplysninger som du har registrert hos oss, og som finnes lagret. Du har rett til én gang per år å kreve et kostnadsfritt registerutdrag av dine lagrede opplysninger fra oss i StudentConsulting. Ønsker du å få ut et registerutdrag flere ganger under ett og samme år, tar vi en administrativ avgift på 395 kroner per gang. En anmodning om registerutdrag skal være undertegnet og sendes per post til StudentConsulting, Att: Ekonomiavdelningen, Box 5832, 102 48 Stockholm. Du må angi ditt personnummer og hvilken adresse eller e-postadresse utdraget skal sendes til.

Du som arbeidssøkende eller ansatt har også rett til å få dine opplysninger korrigerte og oppdaterte hvis det viser seg at noe informasjon skulle være feilaktig eller hvis det finnes noe du vil komplettere med eller gjøre innvendinger mot. Dette gjør du ved å maile til dpo@studentconsulting.com der du beskriver hva du vil ha oppdatert, og hvilke opplysninger som du anser som feilaktige. Du har også rett til når som helst å trekke tilbake ditt samtykke. Derimot kan StudentConsulting fortsatt måtte lagre visse opplysninger om deg selv om du vil trekke tilbake ditt samtykke, med hensyn til andre lover og regler. 

3.2 Formål med behandling av personopplysninger

Personopplysninger behandles for de formål som beskrives i denne personvernerklæringen. Hvis du velger ikke å gi oss visse personopplysninger, kan det påvirke rekrutteringsprosessen.

StudentConsulting behandler kun personopplysninger i den utstrekning slik behandling er nødvendig for rekrutteringen, eller for andre formål som fremgår nedenfor. Det gjelder også sensitive personopplysninger.

StudentConsulting behandler arbeidssøkernes og ansattes personopplysninger for eksempelvis å kunne:

  • Rekruttere riktig person til riktig stilling, men fremfor alt for å kunne tilby våre arbeidssøkere jobb.
  • Håndtere søknader, intervjuer og beslutningstaking i en rekrutteringsprosedyre.
  • Oppfylle rettslige forpliktelser eller kunne inngå og oppfylle ansettelsesavtale, samt oppfylle våre forpliktelser som arbeidsgiver.
  • Håndtere eventuelle saker om påstått diskriminering, alternative tvister og reklamasjonssaker.
  • Utfør interne demografiske studier og optimere StudentConsultings virksomhet.

3.2.1 Personopplysninger

Ved å godkjenne denne personvernerklæringen samtykker du i at StudentConsulting behandler personopplysningene dine i samsvar med denne personvernerklæringen. Hvis du ikke samtykker i slik behandling, skal du ikke gi oss personopplysninger eller inngå en ansettelsesavtale med oss.

Nedenfor finner du informasjon om hva slags personopplysninger StudentConsulting behandler, og hvordan StudentConsulting kan få/innhente disse opplysningene.

3.2.2 Arbeidssøkere

Når du søker jobb hos oss i StudentConsulting, behandler vi de personopplysninger som du selv har oppgitt til oss, enten via StudentConsultings nettsted eller via kontakt med StudentConsultings personale. Dette innebærer at vårt personale eksempelvis kan lagre kommentarer fra intervjuer.

StudentConsulting benytter seg av profilering og et rammeverk som brukes for å vurdere svarene når noen søker en stilling hos oss. Et eksempel på dette er å svare på utvalgsspørsmål. Alt for å sikre at arbeidssøkerne lever opp til kundenes kravsprofil, og at vurderingen skal bli så korrekt og riktig som mulig.

De personopplysninger vi kan behandle om deg, består blant annet av: navn, e-postadresse, telefonnummer, personnummer, kompetanse og tidligere erfaring (gjennom din CV og/eller som du har registrert via din profil), kobling mot din konto på sosiale medier (hvis du har valgt å koble din profil mot noen av disse), fotografi, video-CV, resultater fra tester som du har gjennomført i vår rekrutteringsprosess, øvrige personopplysninger som du selv har valgt å meddele StudentConsulting i ditt CV-dokument eller i andre opplastede dokumenter, opplysning fra referansepersoner (som kommentarer og merknader, eksempelvis om fravær) samt opplysninger som er nødvendige for oppfølging av stillingen.

Dersom du stiller opp for å bli filmet (for video-CV) eller fotografert, eller at du uten oppfordring fra StudentConsulting gir fotografi eller video-CV, samtykker du i at StudentConsulting behandler slike opplysninger om deg. Denne informasjonen kan bli gitt ut til våre kunder ved eventuelle presentasjoner til ledige stillinger.

Det kan hende at du i forbindelse med utførelse av tester kan måtte godkjenne ytterligere vilkår for behandling av personopplysningene dine. Disse testene kan inngå StudentConsultings rekrutteringsprosess.

Med hensyn til at visse av StudentConsultings kunder stiller høye sikkerhetskrav til individer, kan StudentConsulting i visse tilfeller måtte utføre forskjellige typer bakgrunnskontroller, eksempelvis utdrag fra strafferegisteret, helsekontroll eller kredittopplysning. Når det gjelder utdrag fra strafferegisteret, er det du selv som avgjør om du vil bestille dette. Utdrag fra strafferegisteret åpnes av deg sammen med StudentConsultings personale. Resultatet registreres ikke hos StudentConsulting, men det registreres at utdraget er hentet ut og utført. StudentConsulting kan imidlertid muntlig avstemme resultatet med kunden/samarbeidspartneren med det formål å kunne levere tjenesten.

Når det gjelder helsekontroller, som eventuelle narkotikatester før utsending på et oppdrag der dette er relevant, eller helseundersøkelser for nattarbeid, velger du selv om du vil delta på disse. Vi vil også muntlig informere deg om en eventuell kredittopplysning på forhånd.  

Velger du å avstå fra bakgrunnskontroller, kan det påvirke dine muligheter til å bli aktuell for stillingen.

3.2.3 Ansatt

For deg som ansatt i StudentConsulting må vi hente inn opplysninger utover dem som har blitt angitt under punkt 3.2.2 Arbeidssøker, eksempelvis kontaktopplysninger til pårørende og bankopplysninger.

StudentConsulting behandler og innhenter ansattes personopplysninger for å utføre forpliktelser ifølge lov, kollektivavtale og for å inngå og oppfylle enkeltstående avtaler.

StudentConsulting kan måtte dele personopplysningene til eksterne aktører, eksempelvis for å kunne betale ut lønn. StudentConsulting har databehandleravtale med alle eksterne aktører.

Personopplysningene dine behandles bare for relevante formål som eksempelvis å kunne håndtere generell administrasjon, betale ut lønn, muliggjøre evaluering samt granskning av prestasjoner og sikre arbeidsgiverens oppfyllelse av rettslige plikter.

StudentConsulting kan også måtte behandle sensitive personopplysninger om deg, som opplysninger om din helse. Helseopplysninger kan for eksempel måtte behandles for at StudentConsulting skal kunne oppfylle sitt rehabiliteringsansvar som arbeidsgiver.

3.2.4 Lagring av personopplysninger

Hvor lenge en personopplysning lagres, avhenger av hvilken personopplysning det dreier seg om, og formålet med behandlingen.

De opplysninger du registrerer i din profil, eller som StudentConsulting registrerer i StudentConsultings rekrutteringsplattform, lagres så lenge som kontoen din er aktiv, under pågående avtaleforhold og deretter, i en periode som følger av lov. Opplysningene kan bli brukt for fremtidige rekrutteringer. Profilen din regnes som inaktiv kun hvis du har avregistrert profilen din, når avtaleforholdet er avsluttet, eller når behovet for våre stillinger ikke lenger er aktuelt.

StudentConsulting vil som hovedregel lagre personopplysninger som gjelder:

  • Opplysninger knyttet til søknads- og rekrutteringsprosess i inneværende år, for den siste aktiviteten og deretter i 3 år.
  • Ansettelsesavtale og -vilkår under pågående ansettelsesår og deretter i 10 år.
  • Opplysninger knyttet til kunde- og leverandøravtale, lønnsopplysninger og opplysninger om forretningshendelser som opplysninger om tidsrapporter, deltakere, oppdrag, lønnsslipp, faktura, erklæringer, regnskap i avtaletiden og deretter i 10 år.
  • Kontrollopplysninger frem til StudentConsultings pensjonsforpliktelser har opphørt.

4. Hvordan vi lagrer og overfører personopplysninger

StudentConsulting lagrer personopplysninger i samsvar med denne personvernerklæringen og gjeldende lovgivning. Personopplysninger kan bli overført mellom selskap som StudentConsulting har som leverandører/samarbeidspartnere. StudentConsulting har leverandører/samarbeidspartnere for eksempel for leveranse av personlighetstester og lønnshåndtering, og derfor kan personopplysninger bli overført til disse leverandørene/samarbeidspartnerne. Naturligvis har vi kontrollert at alle våre leverandører/samarbeidspartnere lever opp til GDPR og øvrige lover og regler om håndtering av personopplysninger. StudentConsulting har også undertegnet en databehandleravtale med alle våre leverandører/samarbeidspartnere som er tilpasset ifølge gjeldende lov, for at StudentConsulting skal kunne sikre et høyt vernenivå for personopplysningene dine.

StudentConsulting overfører som regel ikke personopplysninger til land utenfor EU/EØS. Hvis StudentConsulting for eksempel har en stilling eller underleverandør i et land utenfor EU/EØS, eller hvis det er nødvendig for at vi skal kunne utføre våre avtalefestede plikter overfor deg, kan overføring av personopplysninger utenfor EU/EØS skje. Dette kan skje selv om landet ifølge EU-kommisjonen ikke har egnet vern for personopplysninger. For å sikre et høyt vernenivå for personopplysningene dine i slike situasjoner samt etterlevelse av EU/EØS regler, inngår det alltid at StudentConsulting undertegner databehandleravtale med slike underleverandører. Disse databehandleravtalene regulerer underleverandørenes behandling av personopplysningene og, når det er relevant, overføring av personopplysninger i samsvar med vedrørende EU/EØS regler om vern for personopplysninger.

5. Vern og sletting av personopplysninger

StudentConsulting har iverksatt egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å verne personopplysningene dine mot for eksempel manipulasjon, tap eller uvedkommende tilgang. Vi tilpasser kontinuerlig våre sikkerhetstiltak til den løpende tekniske utviklingen.

StudentConsulting sletter personopplysninger i samsvar med til enhver tid relevant lovgivning. StudentConsulting sletter eller avidentifiserer personopplysninger når formålet med behandlingen av personopplysningene ikke lenger gjelder. Formålet med vår behandling av personopplysningene dine fremgår nærmere under punkt 3.

6. Endringer i denne personvernerklæringen

StudentConsulting forbeholder seg retten til å revidere denne personvernerklæringen til enhver tid, på grunnlag av den tekniske utviklingen, endringer i gjeldende personvernlovgivning eller endringer i StudentConsultings rutiner eller forretningsstrategi. Datoen for den siste endringen angis i slutten av personvernerklæringen. Derfor anbefaler vi i StudentConsulting deg å lese denne personvernerklæringen regelmessig for å bli oppmerksom på eventuelle endringer. Hvis vi endrer personvernerklæringen på en måte som vesentlig skiller seg fra det hva som ble angitt da ditt samtykke ble samlet inn, vil vi underrette deg om disse endringene og ved behov be deg på nytt samtykke til StudentConsultings personopplysningsbehandling.

7. Kontakt oss

Hvis du har spørsmål, kommentarer eller klager vedrørende denne personvernerklæringen eller vår behandling av personopplysningene dine, bes du kontakte vår personvernrådgiver Mickael Rogell på dpo@studentconsulting.com.

 

2018-05-24

Luleå

StudentConsulting i tall

Talenter

+400 000

Bestiller

+13 800

Oppdragssteder

176

Rekrutteringer per år

11 314

Les mer