Executive Assistant søges til L’Oréal

Vi søger en proaktiv og selvstændig Executive Assistant (EA) til at understøtte L'Oréals Operations MANCOM-team. Stillingen er et 1-årigt vikariat med mulighed for forlængelse og med opstart hurtigst muligt.

Operations MANCOM består af 10 ledere, der tilsammen dækker områder som demand- og supply planning, credit, masterdata, projektledelse, kundeservice, lager og transport, og er en del af en organisation med ca. 150 medarbejdere.

I rollen bliver du en central sparrings- og supportfunktion for Operations Director (DOP) og den øvrige MANCOM-gruppe. Du tager naturligt ejerskab for opgaver med åbne rammer og bidrager aktivt til at skabe struktur, fremdrift og effektivt samarbejde på tværs af organisationen.

Om stillingen

Som Executive Assistant til Operations MANCOM får du en nøglerolle i en dynamisk og foranderlig hverdag. Du trives i en rolle med få faste rammer, mange kontaktflader og flere parallelle opgaver – og motiveres af at skabe overblik og få ting til at ske.

Primære ansvarsområder:

• Kalender- og mødehåndtering for Operations Director, herunder koordinering på tværs af MANCOM
• Forberedelse og opfølgning på ledelsesmøder, workshops og offsites
• Central koordinering og kommunikation på tværs af interne og eksterne interessenter
• Projektsupport og ad hoc‑opgaver inden for Operations
• Administrative og finansielle opgaver, herunder håndtering af udgifter, fakturaer og opfølgning
• Agere som strategisk gatekeeper og sikre prioritering af Directorens tid samt håndtering af presserende henvendelser
• Referatskrivning og systematisk opfølgning på action points fra ledelses- og MANCOM‑møder
• Udarbejdelse af præsentationer og briefingmateriale af høj kvalitet til interne og eksterne stakeholders
• Monitorering af afdelingens KPI’er og støtte til udarbejdelse af operationelle rapporter og analyser
• Identificere og implementere forbedringer, der effektiviserer interne administrative arbejdsgange
• Understøttelse af budgetopfølgning, forecast og økonomisk monitorering i afdelingen
• Planlægning og koordinering af rejser og øvrig logistik

Detta söker vi

For at få succes i rollen er du tryg ved at navigere i kompleksitet og arbejder selvstændigt med stor ansvarsfølelse.

Vi forventer, at du:

• Har mindst 3+ års erfaring som Executive Assistant eller i en lignende supportfunktion
• Er proaktiv, nysgerrig og tager initiativ
• Trives i et miljø med mange interessenter og skiftende prioriteter
• Arbejder struktureret og bevarer overblikket – selv i et højt tempo
• Holder af at arbejde tæt sammen med topledelsen og på tværs af funktioner
• Udviser høj grad af diskretion og fortrolighed i håndtering af sensitivt ledelsesmateriale
• Besidder avancerede færdigheder i Microsoft Office 365, særligt inden for kompleks Outlook‑styring og PowerPoint‑design
• Kommunikerer klart, professionelt og diplomatisk – både skriftligt og mundtligt – på alle niveauer i organisationen
• Har stærke problemløsningsevner og kan finde kreative løsninger under pres
• Har en høj grad af digital forståelse og interesse for at udnytte AI‑værktøjer til at optimere arbejdsgange
• Arbejder detaljeorienteret og sikrer høj nøjagtighed i planlægning, dokumentation og finansielle opgaver
• Tilpasser dig hurtigt nye teknologier og interne processer i et globalt miljø i konstant udvikling
• Udviser emotionel intelligens og kulturel forståelse i samarbejdet med en mangfoldig og tværfunktionel organisation
• Har en serviceorienteret tilgang og kan forudse ledelsens behov, før de opstår
• Behersker engelsk på højt professionelt niveau (samt eventuelle relevante lokale sprog)

Vi tilbyder

• Et 1-årigt vikariat med mulighed for forlængelse
• En flad og åben organisation med høj grad af tillid og frihed
• Engagerede og passionerede kolleger med stærk teamånd
• Mulighed for både faglig og personlig udvikling
• En arbejdsplads hvor initiativ, ansvar og idéer bliver værdsat
• Arbejdsplads tæt på offentlig transport – Dybbølsbro st.

StudentConsulting håndterer første del af rekrutteringsprocessen, og indkalder løbende til samtaler. Har du spørgsmål til stillingen, kan du kontakte den ansvarlige recruiter Emma Jepsen på emma.jepsen@studentconsulting.com.

I overensstemmelse med gældende GDPR-regler modtager vi ikke ansøgninger eller CV’er via e-mail. Du bedes i stedet søge gennem vores rekrutteringssystem, så dine personoplysninger håndteres sikkert og i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Nyckelord: Executive assistant, assistent, administration, Fuldtid, københavn