Vattenfall söker Administratör inom konsultadministration och koordinering!

Vi söker nu en administratör till Vattenfalls External Workforce Team. Teamet ansvarar för processer kopplade till externa medarbetare, såsom konsulter, bemanningspersonal och frilansare.

I rollen kommer du att stötta tre rådgivare i deras dagliga arbete och bidra till att administrationen kring externa uppdrag fungerar smidigt, från uppstart till avslut. Du får en koordinerande roll med många kontaktytor, både internt och externt, där struktur, noggrannhet och god kommunikation är viktiga delar av arbetet.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer bland annat att vara: 

• Administrera och koordinera konsultuppdrag genom hela uppdragsperioden samt säkerställa att information och uppgifter är uppdaterade.
• Skapa och hantera inköpsrekvisitioner och inköpsordrar (PR/PO) i SAP.
• Hantera förlängningar av uppdrag, budgetjusteringar och avtalsändringar.
• Genomföra datakontroller och kvalitetssäkring i leverantörshanteringssystem.
• Följa upp godkännanden, signaturer och kompletterande dokumentation.
• Samordna kommunikationen mellan rekryterande chefer, leverantörer och interna funktioner.
• Säkerställa att interna riktlinjer och krav efterlevs samt att dokumentationen är korrekt och fullständig.

Du blir en del av ett internationellt team med kollegor fördelade mellan Stockholm, Hamburg och Amsterdam. Teamet präglas av samarbete, kunskapsutbyte och en vilja att stötta varandra över landsgränserna. Arbetet sker i en hybridmodell med två dagar i veckan på kontoret.

Detta är ett konsultuppdrag där du blir anställd av StudentConsulting och arbetar hos Vattenfall. Uppdraget är planerat att starta den 2 november 2026 och pågå till den 30 juni 2027.

Detta söker vi

Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av en administrativ eller koordinerande roll och som trivs med att arbeta strukturerat i en verksamhet med många parallella processer.

För att vara aktuell för tjänsten ser vi att du har:

• Minst ett års relevant erfarenhet av administrativt stöd eller koordinering.
• Gymnasieutbildning, gärna kompletterad med eftergymnasiala studier.
• God systemvana och erfarenhet av Office 365.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Erfarenhet av SAP, leverantörshanteringssystem (VMS) eller liknande administrativa system är särskilt relevant för rollen.

Som person är du noggrann, strukturerad och serviceinriktad. Du har lätt för att samarbeta och kommunicera med olika typer av människor och trivs i en miljö där tempot stundtals är högt och förutsättningarna kan förändras. Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter, är bra på att följa upp detaljer och ser till att saker blir slutförda.

Du behöver inte kunna allt från början – det viktigaste är att du har en god administrativ grund, är nyfiken och har viljan att lära dig nya system och arbetssätt.

Låter det som en tjänst för dig? Välkommen med din ansökan redan idag!